Comptabiliser vos dépenses avec l'onglet "Préparer"

Chaque mois, au moment de la clôture comptable, vous devez comptabiliser et traiter la totalité des dépenses de vos collaborateurs. Grâce à votre nouvel onglet "Préparer", vous pouvez facilement grouper vos dépenses, vérifier si les informations sont correctes et aussi apporter une modification à plusieurs dépenses en même temps avant de les exporter dans votre logiciel comptable !

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Avant de passer vos dépenses en revue

Vous pouvez paramétrer et filtrer les informations que vous voulez vérifier avant l'export. Spendesk vous permet de trier et filtrer vos dépenses par :

    • - Tri intelligent

      •    - Les dépenses sont triées en fonction du statut du justificatif : avec, sans, ou justificatif manquant ne pouvant pas être fourni. Vous pouvez envoyer des rappels personnalisés à vos collaborateurs si nécessaire.

      • - Grouper par: 

        •    - Type de dépense (note de frais, paiement par carte, paiement par facture...) 
        •    - Fournisseur
        •    - Compte de charges
        •    - Compte de TVA
      • - Période:
        •    - Sélectionner une période spécifique pour les dépenses que vous souhaitez vérifier.
      • - Filtres additionnels:
        •    - Équipe, Payeur, Montant, Codes analytiques, etc.

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Vous êtes satisfait de votre paramétrage ? Il est temps de préparer vos dépenses !

 

Une comptabilité simplifiée en 3 étapes

1. Vérifier et apporter des modifications

Vérifiez si les informations sont correctes pour les dépenses groupées que vous avez sélectionné (fournisseur, Compte de TVA, Type de dépense, Codes analytiques, etc), et apportez des modifications à plusieurs dépenses en même temps ou bien une par une si besoin. 

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2. Marquer comme prêt à être exporté

Quand vous avez vérifié toutes les informations, cliquez sur le bouton [Marquer comme prêt]. Les informations seront ensuite figées et la dépense passera dans l'onglet "Exporter".

Vous souhaitez apporter une modification à une dépense que vous avez marqué comme prête ? C'est possible !

Cliquez sur l'onglet "Exporter" et passer votre curseur sur le bouton "Validé". Cliquez sur "Annuler" pour pouvoir modifier l'information.

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Bon à savoir : Si vous avez déjà validé ou exporté un paiement sans justificatif, le payeur peut toujours l'ajouter plus tard. 😉Spendesk vous enverra une notification pour vous signaler le changement et marquera le paiement comme non lu.

3. Exporter

Pour vous faire gagner du temps lors de votre comptabilité, vous pouvez exporter vos paiements validés au format .csv . Une fois vos paiements validés (tous ou en plusieurs parties), exportez-les en cliquant sur le bouton "Exporter".

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Sélectionnez la période qui vous convient. Pour votre cloture mensuelle, vous pouvez par exemple sélectionner "Mois dernier" comme période d'export.

Votre dossier d'export comprend plusieurs fichiers :

- Un journal de banque au format .csv.

      • - Ce document contient toutes les opérations d'encaissement et de décaissement, validées ou non, pour la période choisie. Pour chaque ligne de paiement (ou deux lignes en cas de frais de conversion) vous trouverez les informations suivantes : équipe, description de l'achat, montant, devise, TVA, Compte de charge, etc.

- Un journal d'achat au format .csv.

      •    - Ce document contient toutes les transactions validées, que vous choisissez d'exporter, pour la période choisie. Chaque paiement est divisé en plusieurs lignes de débit et crédit : 
        1. Le montant hors-taxe sur le compte de débit - Compte de charge (600XXX)
        2. Le montant de TVA - Compte de TVA (445XXX) (si applicable)
        3. Une ligne de crédit - Compte de banque (512XXX)

- Un relevé de compte

- Vos justificatifs de paiements

  • Si sélectionné, tous les justificatifs attachés correspondant aux paiements du journal d'achat, organisés dans un dossier dédié.
Bon à savoir:
  • - Les paiements précédemment exportés apparaissent dans l'onglet "Exportés" de votre interface.
  • - Si des justificatifs sont ajoutés après l'export, une petite bannière bleue vous le signalera en haut de votre écran.
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