Comment paramétrer votre template d'export

Bienvenu(e) dans la seconde partie de ce tutoriel dédié à la création de templates d'exports personnalisés. Dans cette partie, nous allons voir en détails comment configurer votre premier export à partir de zéro. Voici les autres articles de cette série de tutoriels:


Créez un nouveau template d'export

Tout d'abord, rendez-vous sur la page [Paramètres > exports]. À partir de là, vous pourrez créer votre premier template d'exports en-dessous de la section "Noms des reçus". Cliquez simplement sur le bouton "Créer mon premier template d'exports", qui entraînera l'ouverture d'une nouvelle fenêtre par-dessus la page courante.

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Choisissez la base d'export

La première étape présentée dans cette modale de personnalisation vous laissera choisir la base d'export à partir de laquelle vous voulez composer votre export. Les bases d'export proposées sont les suivantes:

  • - Journal d'achat Spendesk: Il s'agit du template d'export par défaut utilisé aujourd'hui pour toutes vos dépenses Spendesk
  • - Cegid: Il s'agit d'un exemple de base d'export pour Cegid.
  • - Netsuite: Il s'agit d'une suggestion de base pour Netsuite. Il est possible que vous deviez ensuite lier les champs de ce fichier d'export à vos champs sur Netsuite.
  • - Quadratus: Il s'agit d'un exemple de base d'export pour Quadratus (depuis racheté par Cegid).
  • - Sage: Voici un exemple de base pour Sage. De nombreuses versions de Sage existent, ce pourquoi il est possible que vous deviez légèrement re-travailler ce template d'export pour qu'il corresponde à vos besoins.

Une fois avoir sélectionné la base qui vous convient le mieux, la pré-visualisation des données exportées se mettra à jour en fonction de votre choix.

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Après avoir choisi la base d'export la plus adaptée à vos besoins, cliquez simplement sur le bouton "Continuer" pour passer à l'étape suivante.

Personnalisez le format et le contenu de l'export

Personnalisez les paramètres généraux

Depuis cette étape n°2, vous pouvez personnaliser les paramètres généraux de votre template d'export.

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  • - Premièrement, vous pouvez spécifier le délimiteur de date dont vous avez besoin, que ce soit un slash, un tiret, un point ou bien aucun séparateur.
  • - Vous pouvez ensuite choisir le format de date qu'il vous faut, par exemple 20/03/2019, 2019/03 etc.
  • - Vous pouvez également choisir le délimiteur décimal nécessaire, que ce soit un point ou une virgule. Nous recommandons d'utiliser cette dernière, car elle a tendance à être mieux supportée que le point par les logiciels de tableur comme Excel ou Google Spreadsheet.
  • - Enfin, vous pouvez choisir si vous avez besoin des colonnes d'en-tête dans votre fichier d'export.

Personnalisez le contenu de vos colonnes

Dans cette étape, vous pourrez personnaliser les éléments suivants:

  • - Enlever les colonnes dont vous n'avez pas besoin.
  • - Rajouter celles qui vous sont nécessaires.
  • - Changer leur nom.
  • - Les ré-ordonner autant que vous souhaitez.
  • - Ajouter des colonnes personnalisées, que vous pourrez laisser vide ou bien remplir avec du texte statique et des variables dynamiques dépendantes de la ligne en cours.

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Pour modifier une colonne (changer son titre et/ou modifier son contenu), passez la souris sur la colonne et cliquez sur l'icône en forme de rouages située à côté de son titre.

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Ensuite, une modale s'ouvrira où vous pouvez changer le nom de cette colonne, la supprimer mais aussi en changer le contenu (s'il s'agit d'une colonne personnalisée).

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Pour ajouter une nouvelle colonne, passez la souris avant ou après une colonne et cliquez sur l'icône bleue en forme de "plus" qui apparaît entre deux colonnes. Un menu déroulant vous permettra de choisir le type de colonne à ajouter.

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L'option "Colonne personnalisée (vide)" vous permettra d'ajouter une colonne vide entièrement personnalisable, à laquelle vous pourrez ajouter un contenu statique ou dynamique.

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Enfin, vous pouvez cliquer sur le bouton "Télécharger le template" en bas de la pré-visualisation pour récupérer une version CSV vide de vos choix effectués ci-dessus.

Personnalisez le format de sortie

Enfin, vous avez la possibilité de choisir le nom de votre template d'export (qui sera utilisé en tant que nom du fichier) et le l'extension souhaitée: CSV, XLS ou XLSX.

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Lorsque vous êtes satisfait(e) du résultat, vous n'avez plus qu'à cliquer sur le bouton "Enregistrer le nouveau template". Il sera immédiatement utilisé par défaut et remplacera le journal d'achat de base pour tous vos prochains exports de dépenses sur Spendesk.

Voici une courte vidéo qui résume les étapes décrite pendant ce tutoriel:

Dans le prochain épisode de cette série de tutoriels, nous allons voir comment utiliser ce template pour exporter vos paiements, mais aussi comment en utiliser plusieurs en parallèle.

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