Les factures doivent être vérifiées par les Contrôleurs dans "Factures > vérifier" avant d'être planifiées dans "Factures > Planifier" et préparées pour la comptabilité dans l'onglet "Préparer".

Les Contrôleurs peuvent ensuite exporter les factures à partir de l'onglet "Comptabiliser > Exporter".

Accédez à l'onglet "Factures" et sélectionnez "Planifier".

Sélectionnez une option pour une exécution immédiate, à des dates d'échéance différentes ou à une date future spécifique.

Chaque facture correspond à un virement. Si vous payez 5 factures en une seule fois à un fournisseur, celui-ci recevra 5 virements.

La limite journalière des transactions est de 500K EUR/GBP par entité, elle comprend les virements de factures et notes de frais.

Lorsqu'un virement échoue, les équipes financières (AO ou contrôleurs) peuvent le voir à partir de l'onglet Planifier, examiner la raison et reprogrammer le virement.

Les factures payées sont déplacées vers l'onglet "Tous les paiements".

Les détails du paiement de la facture apparaissent dans "Factures > Historique" et "Tous les paiements" avec la description "Spendesk + nom du fournisseur + numéro de facture".

Il est possible de re-voir les paiements effectués dans 'Historique', les détails des factures ainsi que les dates d'exécution.

Cette option est disponible pour les entités EUR et GBP uniquement.

En utilisant cette option, vous paierez les factures de Spendesk en utilisant les fonds disponibles du portefeuille par défaut.

Si le paiement est prévu pour dès que possible : dès que le Propriétaire du compte confirme, il sera exécuté d'ici le lendemain matin par notre partenaire bancaire.

👉 Quand le bénéficiaire recevra-t-il le virement ?

Si le paiement est prévu dans le futur : une fois confirmé par le titulaire du compte, le virement est exécuté à la date sélectionnée.

vous pouvez programmer un virement à une date précise en sélectionnant une date d'exécution commune pour tous les paiements sélectionnés, aujourd'hui ou à l'avenir. Une fois confirmé par le titulaire du compte dans "Factures > Confirmer", le virement est exécuté à la date sélectionnée.

L'exécution du virement prend généralement de 1 à 3 jours, et ceux non exécutés peuvent être reprogrammés à partir de l'onglet "Planifier".

Cette option n'est disponible que pour les entités EUR et GBP.

Pour les entités EUR :

Pour les entités en GBP :

Naviguez vers l'onglet "Planifier", choisissez les paiements de factures et sélectionnez l'option XML SEPA.

Téléchargez le fichier et chargez le fichier XML sur le compte bancaire de votre entreprise (nous ne procéderons pas au virement pour vous depuis Spendesk).

Si votre fournisseur ne dispose pas d'un IBAN/BIC renseigné sur Spendesk, vous ne pouvez pas télécharger un fichier XML SEPA.

Les coordonnées bancaires de votre fournisseur doivent également faire partie des pays SEPA.

Les fichiers XML fournis par Spendesk contiennent les informations suivantes :

- Nom de l'entreprise

- IBAN et BIC de l'entreprise

- date d'exécution du paiement

- montant du paiement

- Nom du fournisseur

- IBAN et BIC du fournisseur

- description : "nom du fournisseur + numéro de la facture

Naviguez vers l'onglet "Planifier", choisissez les paiements de factures et sélectionnez l'option CSV. Téléchargez le fichier et exécutez tous les virements manuellement à partir de votre banque (nous ne procéderons pas au virement pour vous).

Si vous téléchargez un fichier .CSV par erreur, mais que l'IBAN/BIC a été rempli pour le fournisseur, vous pouvez re-télécharger le fichier XML dans "Factures > Historique".

🚒 Vous pouvez télécharger un fichier XML si vous avez choisi l'option CSV par erreur, si l'IBAN et le BIC (du réseau SEPA) du fournisseur sont remplis.

Cependant, si vous avez déjà choisi l'option XML/CSV pour payer, que vous avez confirmé et que vous changez ensuite d'avis, il n'est hélas plus possible de choisir le paiement "par virement de Spendesk". Vous devrez traiter manuellement le lot XML/CSV sur votre compte bancaire.

Si le compte bancaire d'un destinataire est fermé, il se peut que les fonds doivent être transférés manuellement ou qu'ils soient rejetés.

Sous l'onglet "Factures > planifier", sélectionnez une facture et utilisez l'action "Modifier le calendrier de paiement" pour définir plusieurs dates et montants de paiement.

Elles comprennent les détails de l'émetteur, le montant et un code généré aléatoirement.

Pour les clients EUR, des options supplémentaires sont disponibles :

Il est possible de soumettre des bons de commande. Reportez-vous à notre article sur le sujet.

Pour en savoir plus sur la gestion des comptes fournisseurs, cliquez ici: