Comment payer les factures fournisseurs

La gestion de factures est un module à part. Pour l'activer, veuillez demander à votre Administrateur de contacter votre customer success manager dédié.


Payer les factures validées

Lorsque vous êtes prêts à payer les factures de vos fournisseurs, naviguez vers l'onglet [Factures > À payer].

Vous pouvez cliquer sur une facture afin de voir les détails associés à cette requête directement.

Pour payer une facture :

  • - Naviguez sur l'onglet [Paiements à venir], et sélectionnez la facture correspondante.
  • - Cliquez sur le bouton [Télécharger]
  • - Une archive au format .ZIP devrait être téléchargé sur votre ordinateur : ce dossier contient un fichier .XML qui regroupe l'ensemble de vos factures ainsi que les fichiers originaux envoyés par vos fournisseurs.
  • - Ensuite, veuillez transmettre ce fichier XML à la banque de votre entreprise.
  • - Une fois ce fichier importé, votre banque devrait pouvoir transmettre l'ordre de virement à vos fournisseurs. Vous pouvez retourner sur votre compte Spendesk.
  • - Naviguez vers [“Factures > Paiements à venir”]
  • - Sélectionnez vos factures à nouveau,
  • - Puis, cliquez sur le bouton [Mark as paid].
Vous souhaitez payer vos factures en plusieurs fois ?

Si vous êtes contrôleurs, il est possible de prévoir un paiement étalé sur plusieurs dates.

  • - Naviguez vers l'onglet [Factures]
  • - Dans l'onglet [À payer], sélectionner la facture correspondante,
  • - Dans la barre latérale, sur le côté droit, sous la section "Paiement", vous trouverez le lien “Séparer en plusieurs paiements”.
  • - Après avoir cliqué dessus, vous pourrez ajouter les dates selon votre convenance.

Une fois que la facture a été payé en intégralité, elle est quitte l'onglet [À payer] et est disponible au sein de l'onglet [Payées].

Du côté des employés demandeurs, leurs demandes passeront de l'onglet [Demandes] vers l'onglet [Paiements].

Du côté des fournisseurs, le virement arrivera avec une description sous la forme suivante : "Spendesk + nom du fournisseur + numéro de la facture"

Bon à savoir :

Les factures seront déplacées vers l'onglet [Factures > Payées] uniquement une fois qu'elles auront été payées en intégralité. Si vous avez planifié plusieurs paiements, les factures ne seront déplacées qu'une fois le dernier paiement effectué.

Puis-je gérer mes Bons de Commande ?

Pas encore.

Pour l'instant, nous commençons par les factures fournisseurs, mais nous espérons pouvoir gérer les Bons de Commande dans le futur.

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