Comptabiliser vos factures fournisseurs

Configurez vos comptes fournisseurs avant l'export.

Le module "Factures fournisseurs" n'est pas activé par défaut sur les comptes Spendesk. Pour l'activer, veuillez demander à votre Propriétaire de compte de prendre contact avec votre Chargé•e de compte Spendesk. 

Ajoutez vos comptes fournisseurs sur Spendesk

Lors de la création de nouveaux fournisseurs, il est possible d'ajouter leurs comptes fournisseurs correspondants de deux façons :

Vous avez déjà soumis votre facture mais le fournisseur n'est pas encore créé ou doit être mis à jour : 

  • - Allez à l'onglet Factures > Vérifier.
  • - Cliquez sur votre facture et ensuite sur l'onglet Fournisseur.
  • - Mettez à jour le formulaire avec les coordonnées bancaires et le compte à payer.
  • - N'oubliez pas d'enregistrer ! Nous utiliserons ces informations la prochaine fois que vous téléchargerez une facture de ce fournisseur.

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🚨 Important : si vous utilisez uniquement l'onglet Paiements > Tous les paiements pour exporter vos paiements, le remplissage d'un compte fournisseur est facultatif. Si vous utilisez l'onglet Paiements > Préparer, il devient alors obligatoire.

Dans le second cas, le compte fournisseur n'est pas obligatoire pour valider une demande depuis l'onglet Demandes, mais l'est au moment de la préparation à l'export des paiements. 

Il n'y a pas de règle générale. Votre code de compte fournisseur dépend du pays et/ou de votre logiciel de comptabilité. Un exemple de compte en France : 401LINKEDIN car 401 est un compte correct dans la structure comptable française. En revanche, en Angleterre ou en Allemagne, il peut être différent.

 👉🏻 L'objectif pour nos clients est d'avoir la même règle entre Spendesk et leur logiciel de comptabilité afin de simplifier l'export et de produire des données comptables de qualité.

Il s'agit d'un nouveau fournisseur et vous n'avez pas encore téléchargé de facture :

  • - Allez à l'onglet Factures > Fournisseurs.
  • - Cliquez sur le bouton "Créer un fournisseur".
  • - Remplissez le formulaire et ajoutez votre compte fournisseur.
  • - Lorsque vous soumettez une facture de ce fournisseur, nous utiliserons ses coordonnées bancaires et son compte fournisseur.

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Ces comptes fournisseurs apparaîtront alors dans votre journal d'achat Spendesk et vous permettront de comptabiliser vos factures avec toutes les informations dont vous avez besoin. 

Téléchargez vos factures pour les comptabiliser

Pour tenir la comptabilité de vos factures, vous devez d'abord les vérifier. Une fois vérifiées, elles vont dans l'onglet Factures > Payer. 

Vous n'avez pas besoin de les marquer comme payées pour pouvoir les comptabiliser. Voici la marche à suivre :  

  • - Cochez la case à côté de chaque facture, puis cliquez en bas de la page sur le lien "télécharger vos factures". 
  • - Le fichier contient la liste de vos factures et vous pouvez les ajouter à votre logiciel comptable.

Vous pouvez ainsi comptabiliser ces factures fournisseurs à leur date d'émission. 

Payez vos factures comme d'habitude

Lorsque la date d'échéance approche, retournez à l'onglet Factures > Payer et téléchargez le fichier XML SEPA. Une fois téléchargé, importez-le dans votre banque pour déclencher les virements. 

Ces factures fournisseurs se trouvent maintenant dans Paiements > Tous les paiements et Paiements > Préparer, affichées selon leur date de paiement prévue. 

👉 Plus d'informations sur le paiement de vos factures.

Préparez et exportez vos paiements

Quand vous préparez votre clôture comptable mensuelle, allez dans l'onglet Paiements > Préparer, ajoutez les informations comptables à chaque paiement et marquez-les comme "prêts".

Une fois cette étape terminée, allez dans l'onglet Paiements > Exporter et choisissez la période à clôturer. Cliquez sur le bouton Exporter.

⚠️ Assurez-vous que cette période couvre toutes les factures des fournisseurs (celles-ci peuvent être affichées dans le "futur" puisque les factures des fournisseurs apparaissent à la date de paiement prévue).

👉 Une fois que vous avez récupéré votre journal d'achat, n'oubliez pas de filtrer la colonne "type = facture fournisseur" afin d'exclure les lignes de paiement des factures fournisseurs. En effet, comme vous les avez déjà importées précédemment, il n'est pas nécessaire de les importer à nouveau.

Lorsque votre journal des achats est à jour, vous pouvez l'importer dans votre logiciel comptable.




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