Respecter les règles - Admin

Administrateurs : créez des règles, collectez les reçus sans effort et gardez la trace des reçus manquants.

De nouvelles fonctionnalités aident désormais les Administrateurs à définir des règles de dépenses.

  • -Respecter les règles du jeu

  • -Contrôle des cartes physiques avant la dépense

  • -Notifications pour les duplicatas de notes de frais

Qu'est-ce que le respect des règles du jeu ?

Le respect des règles est une fonction qui aide les équipes financières à collecter un maximum de reçus sur Spendesk sans effort.

 

En plus d'une politique de dépenses (Paramètres>Membres>Politique de dépenses), les Administrateurs peuvent maintenant ajouter un contrôle après paiement et être en conformité avec la loi.

 

Ils peuvent mettre en place une règle de contrôle sur les reçus, en décidant du nombre de jours dont dispose l'utilisateur pour fournir le reçu avant qu'il ne soit en retard, et du nombre de reçus en retard autorisés avant que l'utilisateur ne soit bloqué dans l'utilisation des cartes (virtuelles et physiques le cas échéant).

 

La mise en place d'une règle sur les reçus tardifs permet aux Administrateurs:

  • d'avoir le même niveau d'information et de conformité sur tous les types de paiements. Plus de reçus manquants: ils seront ajoutés par l'utilisateur ou officiellement déclarés perdus!

  • de responsabiliser les utilisateurs en téléchargeant leurs reçus.

👉🏻 Spendesk vous permet de maintenir votre entreprise en parfaite conformité tout en donnant de l'autonomie à vos employés.

 

La fonctionnalité "Play by the Rules/Respecter les règles du jeu" est disponible en formule Lite (une seule règle) ou Standard (plusieurs règles).

 

Comment commencer à utiliser Respecte les règles du jeu ?

Allez dans Paramètres > Membres > Règles et politiques et vérifiez la règle de contrôle Standard.

 

Cette règle préexistante stipule que l'utilisateur a 7 jours pour fournir le reçu (après ce délai, le reçu sera en retard) et a un maximum de 5 reçus en retard. Si cette limite est atteinte, l'utilisateur ne pourra pas générer de nouvelles cartes virtuelles et utiliser sa carte physique. L'utilisateur peut se débloquer en fournissant un ou plusieurs reçus de retard.

 

Nous avons présélectionné ces paramètres car ils ont été efficaces sur plusieurs organisations pour installer de bonnes habitudes sans bloquer l'utilisateur trop souvent, mais vous pouvez toujours les modifier pour les adapter à votre situation.

 

Pour faire fonctionner cette règle sur votre compte, affectez des utilisateurs à cette règle en cliquant sur la règle et en sélectionnant les membres.

 

 

 

Comment créer une autre nouvelle règle (Plan standard)

Sur les plans Lite, vous avez accès et pouvez modifier la règle de contrôle Standard.

 

Sur les plans Standard, si vous avez différents types d'habitudes de dépenses chez vos employés, vous pouvez créer d'autres règles pour les adapter à chaque situation.

 

Pour ce faire :

Une fois sur votre compte Admin ou propriétaire de compte, allez dans les Paramètres.

De là, cliquez sur Membres puis Règles et politiques de dépenses.

 

 

Pour créer une nouvelle règle, choisissez Créer une nouvelle règle > Contrôle des reçus.

 

  • Choisissez un nom pour votre règle.

  • Ajoutez un nombre maximum pour les reçus manquants.

  • Ajoutez un nombre maximum de jours pour fournir ces reçus.

  • Sélectionnez Assigner des membres au bas de la fenêtre contextuelle.

  • Sélectionnez un ou plusieurs noms de membres.

  • Cliquez sur "Créer une règle de contrôle".

Modifier une règle

Pour modifier une règle,

  • cliquez sur Paramètres.

  • Choisissez Membres.

  • Allez à Règles et politiques de dépense.

  • Cliquez sur la règle que vous souhaitez modifier, par exemple "Respectez les règles".

Vous pouvez soit modifier la règle elle-même :

 

ou les membres rattachés.

 

Lors de la modification d'une règle, tous les membres qui la respectent reçoivent une notification par courrier électronique.

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Attribuer une règle à un membre

Vous pouvez attribuer une règle de contrôle personnalisé à un membre si nécessaire et la modifier à tout moment. Supposons que vous ayez un utilisateur dont la situation est très spécifique, vous pouvez créer une règle de contrôle spécifique pour cet utilisateur.

  • Allez dans les Paramètres.

  • Choisissez Membres.

  • Choisissez le membre en question.

  • Cliquez sur Modifier le profil.

  • Allez à Contrôle des informations.

  • Choisissez une règle personnalisée ou votre nouvelle règle.

Comment cela fonctionne-t-il pour l'utilisateur?

Tableau de bord des Demandeurs

Sur leur tableau de bord, les Demandeurs ont une vue d'ensemble des paiements dont les reçus sont manquants.

 

Ils voient les paiements dans des couleurs différentes selon leur statut : toujours dans les délais, bientôt en retard ou en retard.

 

S'ils ont atteint leur limite de reçus en retard, ils perdront l'accès à leurs cartes physiques et virtuelles, ils peuvent se débloquer en fournissant les reçus.

Veuillez noter que les cartes d'abonnement existantes continueront à fonctionner.

 

Onglet Paiements (Contrôleurs)

👉🏻 Dans l'onglet Paiements, 4 couleurs de reçus indiquent désormais leur statut :

  • Vert pour fourni.

  • Bleu pour les reçus qui sont encore dans le délai de téléchargement.

  • Orange pour les reçus urgents.

  • Rouge pour les reçus en retard.

 

Notification

Les demandeurs sont avertis lorsqu'ils sont sur le point d'être bloqués par une notification par e-mail, une notification sur leur téléphone portable (s'ils ont téléchargé l'application mobile) et une notification Slack s'ils ont lié leur compte Spendesk à Slack.

 

 

Ils sont également avertis avant d'être bloqués afin qu'ils puissent se débloquer immédiatement en téléchargeant leurs reçus.

 

 

 

 

 

 

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