Notes de frais : paramétrez vos comptes employés

Cette configuration est uniquement accessible aux Contrôleurs et aux Propriétaires de compte ayant le module de Notes de frais activé.

Lorsque vous comptabilisez une note de frais, les comptes employés vous permettent d’analyser la créance que vous avez envers vos employés.

Sur Spendesk, vous avez trois possibilités pour comptabiliser vos notes de frais : 

  • - utiliser uniquement un compte générique,
  • - utiliser uniquement des comptes employés,
  • - utiliser à la fois des comptes employés et un compte générique.

Utiliser un compte employé générique

Dans le cas où vous n’avez pas de compte employé spécifique ou préférez tout comptabiliser sous le même compte de classe 4, vous pouvez utiliser un compte employé par défaut. 

Retrouvez ce compte générique dans Paramètres > Comptabilité > Comptes Employés : indiquez son code et n’oubliez pas de sauvegarder !

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A tout moment, vous pouvez ajouter des comptes spécifiques aussi bien au niveau de la préparation des paiements que dans vos paramètres.

👉  Vous aviez déjà renseigné un compte bancaire 512 pour le remboursement des notes de frais sur Spendesk (rubrique Comptes Généraux) ? Nous l’ajoutons automatiquement comme compte par défaut pour le remboursement de vos employés. Vous pouvez le modifier en compte 425 afin qu’il s’affiche dans le journal d’achat. 

Ajouter un compte employé spécifique

Les comptes employés spécifiques peuvent être ajoutés de deux manières : 

Depuis les paramètres comptables

Rendez-vous dans Paramètres > Comptabilité puis dans la section Comptes Employés. Remplissez le tableau en sélectionnant le nom de l’employé à l’aide du menu déroulant. En face, ajoutez son compte employé tel que créé dans votre plan comptable. 

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👉  Nous vous indiquons les doublons et vous pouvez trier les colonnes par ordre alphabétique en cliquant sur leur entête pour plus de lisibilité.

Lors de la préparation de votre clôture comptable

Vous pouvez également choisir d’ajouter le compte employé directement au moment de la préparation comptable dans l’onglet Paiements > Préparer.

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👉  Pour faire apparaître uniquement les notes de frais, utilisez la fonction Grouper Par > Type de dépenses.

Supprimer un compte employé spécifique

Un employé quitte votre entreprise ? Vous pouvez supprimer son compte employé depuis l’onglet Paramètres > Comptabilité > Comptes employés. Cliquez sur la petite poubelle à côté de la ligne correspondante pour supprimer le compte employé. 

Cette suppression concerne uniquement le compte employé, elle ne supprime pas le compte du membre sur Spendesk. 👉  Pour supprimer un membre.

⚠️ Si vous supprimez un compte employé, nous vous prévenons si une ou plusieurs notes de frais sont prêtes à être exportées. Vous pouvez les renvoyer vers Préparer pour appliquer le nouveau compte employé. 

Export comptable des comptes employés

Dans vos fichiers d’export comptable, vos comptes employés sont indiqués de deux manières.

Dans le journal d’achat

Vous les retrouvez au niveau de la ligne de crédit si vous utilisez un modèle d’export à double entrée (débit/crédit). Dans la colonne Contrepartie si vous utilisez un modèle d’export à entrée simple.
👉  Personnalisez votre journal d’achat.

Dans le journal de banque 

Si vous remboursez votre employé depuis Spendesk, alors les notes de frais concernées apparaissent automatiquement dans le journal de banque. Les comptes employés s’affichent dans une colonne “Contrepartie”. Autrement, rien ne s'affiche dans le journal de banque.

👉  Le compte banque Spendesk devient un compte fournisseur 401 Divers. Retrouvez-le dans Paramètres > Comptabilité > Compte Divers.
Dans votre journal de banque, toutes les dépenses en cartes virtuelles ou physiques Spendesk sont maintenant liées à votre compte 401. 

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