Vérifier et rembourser vos notes de frais avec Spendesk

Une note de frais sur Spendesk est traitée en plusieurs étapes, de la demande de remboursement de l'employé à l'intégration en comptabilité et au remboursement :

  1. Soumission d'une note de frais par un employé
  2. Validation par un manager / la finance (lire l'article de référence)
  3. Vérification et validation par la comptabilité / finance
  4. Export d'un fichier (csv ou XML) afin de rembourser les salariés
  5. Préparation comptable (lire l'article de référence)
  6. Export comptable

Nous allons voir dans cet article les étapes 3 et 4.

Vérification et validation financière d'une note de frais dans l'onglet "Vérifier" :

Lorsque le manager a validé une note de frais, elle apparaît dans l'onglet "Notes de frais" dans le sous-onglet "Vérifier" afin que l'équipe comptable / financière puisse vérifier l'intégralité de la note de frais avant de valider à son tour son remboursement.

Cet onglet est accessible au propriétaire du compte et aux "contrôleurs".

Dans l'onglet "Vérifier" se trouvent les notes de frais en attente de vérification avant remboursement.

Vous pouvez vérifier l'ensemble des informations, valider ou rejeter une note de frais. Vous pouvez sélectionner plusieurs notes de frais afin d'en valider plusieurs à la fois.

Export des notes de frais afin d'effectuer le virement depuis votre banque dans l'onglet "Rembourser" :

Une fois vérifiées, les notes de frais sont accessibles dans l'onglet "Rembourser" depuis lequel vous pourrez exporter un fichier csv ou un fichier XML Sepa selon la configuration de votre compte. Si vous n'avez pas la fonctionnalité d'export XML Sepa, n'hésitez pas à nous contacter.

Vous pouvez alors effectuer le virement depuis votre interface bancaire.

Lorsque vous téléchargez le fichier de notes de frais, celles-ci sont automatiquement considérées comme "payées" et sont accessibles dans l'onglet "historique" où vous trouverez l'historique des notes de frais remboursées (montant, employé, date, utilisateur ayant déclenché l'envoi etc.).

Une fois considérées comme "remboursées", les notes de frais deviennent des paiements accessibles comme l'ensemble des transactions dans l'onglet "Paiements" (voir l'article de référence).

☝️Le remboursement des employés ne s'effectue pas encore depuis votre compte Spendesk mais ce sera bientôt le cas ! Ecrivez-nous pour nous faire part de votre intérêt !

 Pour un tour rapide en vidéo : 

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 2