Gérer comptablement vos notes de frais avec Spendesk

Le traitement des notes de frais fonctionne de la même manière qu'un paiement traditionnel sur Spendesk, il n'y a donc pas d'inquiétude à avoir :)

Suite à la validation par un manager du montant de la note de frais dans Spendesk - voir article dédié - la note de frais va apparaitre dans votre onglet "Paiements" > "À rembourser".

1️⃣ Onglet "Paiements" > "À rembourser"

La section "À rembourser", uniquement accessible par le "Propriétaire du compte" ou un "Contrôleur", donne la possibilité d'éditer le montant de la note de frais ayant préalablement été validée par un manager.

Cette section donne une vue globale des notes de frais en attente de remboursement. En cochant les dépenses afin de les sélectionner, vous pouvez ainsi télécharger un récapitulatif du nombre de notes de fais à rembourser par collaborateur.

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☝️Le remboursement des employés ne s'effectue pas encore depuis votre compte Spendesk mais ce sera bientôt le cas ! Utilisez le récapitulatif téléchargé pour vérifier les montants à rembourser en dehors de Spendesk depuis votre compte bancaire.

Si les informations contrôlées sont correctes, cliquez alors sur le bouton "Rembourser" afin que la note de frais soit comptabilisée comme un paiement sur Spendesk et traitée via la fonctionnalité "Payment Inbox".

2️⃣ Onglet "Paiements" > "À valider"

Toutes les notes de frais ayant été remboursées, apparaissent désormais dans la section "À valider" de la fonctionnalité "Payment Inbox".

👉 Par la suite, via le "Payment Inbox", validez les informations de paiements et exportez par la suite grâce au fichier .csv !

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