Gérer les demandes de notes de frais sur Spendesk

Lorsque vos collaborateurs soumettent une note de frais sur Spendesk, vous devrez en tant que Modérateur accepter ou refuser cette note de frais.

Les notes de frais à modérer apparaitront avec un statut "En attente" dans l'onglet "Demandes" > "Notes de frais" ou "Demandes" > "Toutes".

  • Sélectionnez une note de frais que vous souhaitez modérer 

  • Vérifiez les informations fournies et si besoin, modifiez la description et le code analytique (si éligible) 

  • Vous pouvez accepter la note de frais dans son intégralité (le montant total déclaré sera remboursé à l'employé) ou une partie du montant en éditant le montant à rembourser. Pour ce faire, cliquez sur "Modifier le montant à rembourser".

Vous pouvez alors au choix :

  • Accepter la note de frais en cliquant sur "Valider" ✅

  • Refuser en cliquant sur "Refuser" ❌. Il vous est possible de renseigner la raison du refus qui sera communiquée à la personne ayant soumis la note de frais.

Vous serez notifié chaque lundi matin par email de l'ensemble des notes de frais à valider ! 

📱Vous n'avez pas accès à l'app web Spendesk ? Pas de souci, utilisez votre app mobile Spendesk pour accepter ou refuser des notes de frais en un clic

☝️Le remboursement des employés ne s'effectue pas encore depuis votre compte Spendesk mais ce sera bientôt le cas ! Vous pouvez en attendant télécharger un relevé des notes de frais à rembourser et effectuer le virement depuis votre compte bancaire. 

A noter qu'un modérateur d'équipe ne peut approuver lui-même ses notes de frais. Dans ce cas, les autres personnes de l'équipe avec le rôle de modérateur seront notifiées pour valider sa note de frais.

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