Gérer les demandes de notes de frais sur Spendesk

Lorsque vos collaborateurs soumettent une note de frais sur Spendesk, vous devrez en tant que Modérateur (propriétaire ou modérateur d'équipe) accepter ou refuser cette note de frais.

Les politiques de dépense ne s'appliquent pas aux notes de frais.

Les notes de frais à modérer apparaitront avec un statut En attente dans l'onglet Demandes > Notes de frais ou Demandes > Toutes.

Vous pourrez alors :

  • -Sélectionnez une note de frais que vous souhaitez modérer 

  • -Vérifiez les informations fournies et si besoin, modifiez la description et le code analytique (si éligible) 

  • -Vous pouvez accepter la note de frais dans son intégralité (le montant total déclaré sera remboursé à l'employé) ou une partie du montant en éditant le montant à rembourser. Pour ce faire, cliquez sur "Modifier le montant à rembourser".

A partir de là, il est possible au choix :

  • -d'accepter la note de frais en cliquant sur "Valider" ✅

  • -de refuser en cliquant sur "Refuser" ❌. Il vous est possible de renseigner la raison du refus qui sera communiquée à la personne ayant soumis la note de frais.

Les notes de frais apparaîtront ensuite dans l'onglet Notes de Frais > A valider puis/ou Notes de Frais A rembourser afin que les contrôleurs puissent les vérifier et rembourser.

Une note de frais est remboursée dès lors qu'elle apparaît dans Paiements, à condition que le contrôleur ait bien transmis le fichier XML SEPA à la banque ou effectué la manipulation de son côté.

Vous serez notifié chaque lundi matin par email de l'ensemble des notes de frais à valider ! 

📱Vous n'avez pas accès à l'app web Spendesk ? Pas de souci, utilisez votre app mobile Spendesk pour accepter ou refuser des notes de frais en un clic

☝️Le remboursement des employés par fichier XML SEPA s'effectue enfin en partie depuis votre compte Spendesk ! Vous pouvez désormais depuis l'onglet Notes de Frais télécharger un relevé de celles à rembourser et communiquer le fichier XML SEPA à votre banque.

☝️A noter qu'un modérateur d'équipe ne peut approuver lui-même ses notes de frais. Dans ce cas, les autres personnes de l'équipe avec le rôle de modérateur seront notifiées pour valider sa note de frais.

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