Comment accepter/refuser une demande de note de frais sur Spendesk ?

Lorsque vos collaborateurs soumettent une note de frais sur Spendesk, vous devrez en tant que Modérateur accepter ou refuser cette note de frais.

Les notes de frais à modérer apparaitront avec un statut "En attente" dans l'onglet "Demandes" > "Notes de frais" ou "Demandes" > "Toutes".

  • Sélectionnez une note de frais que vous souhaitez modérer 

  • Vérifiez les informations fournies et si besoin, modifiez la description et le code analytique (si éligible) 

  • Vous pouvez accepter la note de frais dans son intégralité (le montant total déclaré sera remboursé à l'employé) ou une partie du montant en éditant le montant à rembourser. Pour ce faire, cliquez sur "Modifier le montant à rembourser".

Vous pouvez alors au choix :

  • Accepter la note de frais en cliquant sur "Valider" ✅

  • Refuser en cliquant sur "Refuser" ❌. Il vous est possible de renseigner la raison du refus qui sera communiquée à la personne ayant soumis la note de frais.

Vous serez notifié chaque lundi matin par email de l'ensemble des notes de frais à valider ! 

📱Vous n'avez pas accès à l'app web Spendesk ? Pas de souci, utilisez votre app mobile Spendesk pour accepter ou refuser des notes de frais en un clic

☝️Le remboursement des employés ne s'effectue pas encore depuis votre compte Spendesk mais ce sera bientôt le cas ! Vous pouvez en attendant télécharger un relevé des notes de frais à rembourser et effectuer le virement depuis votre compte bancaire. 

A noter qu'un modérateur d'équipe ne peut approuver lui-même ses notes de frais. Dans ce cas, les autres personnes de l'équipe avec le rôle de modérateur seront notifiées pour valider sa note de frais.

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