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🖇 Notes de frais
Fonctionnement des notes de frais sur Spendesk
đŸ’Ÿ Soumettre une demande de remboursement de note de frais (sur ordinateur)
đŸ’Ÿ Soumettre une demande de remboursement de note de frais (sur ordinateur)

Découvrez comment soumettre une note de frais sur Spendesk, en tant que Demandeur ou Propriétaire de compte, depuis votre ordinateur.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Mettre en place le module de dépenses

Activer le module "Notes de frais"

Cette partie s'adresse aux contrÎleurs et propriétaires de compte:

📝 Pour que vos employĂ©s puissent soumettre une note de frais, assurez-vous que vous utilisez notre module de frais. Si vous souhaitez activer le module Notes de frais, rdv sur "ParamĂštres > GĂ©nĂ©ral > MĂ©thodes de paiement".

🧰 Veuillez noter qu'il n'est pas possible pour le moment de soumettre une note de frais pour quelqu'un d'autre, cela doit ĂȘtre fait directement Ă  partir du profil du demandeur. Nous ne recommandons pas non plus le partage de compte pour des raisons de sĂ©curitĂ©.

Politique d'approbation et notes de frais

Cette partie s'adresse aux Demandeurs.

Selon votre politique d'approbation, dĂ©crite sous vos informations personnelles sur la page de votre Profil, votre note de frais sera soit automatiquement validĂ©e ou devra ĂȘtre validĂ©e selon le schĂ©ma d'approbation liĂ© Ă  votre demande.

Complétez vos coordonnées bancaires

Cette partie s'adresse aux Demandeurs.

Avant de faire votre demande de remboursement, n'oubliez pas de compléter votre profil et d'ajouter vos coordonnées bancaires.

  • Cliquez sur votre avatar dans le coin supĂ©rieur droit

  • Cliquez sur Mon profil > CoordonnĂ©es bancaires

Remplissez vos informations afin d'ĂȘtre remboursĂ© Ă  temps et sans problĂšme par votre employeur.

Il n'est pas possible d'ajouter des informations bancaires qui ne correspondent pas à la devise du portefeuille. Exemple : il n'est pas possible d'ajouter des informations bancaires américaines sur un compte en euros.

đŸ‘‰đŸ» Pour des raisons de sĂ©curitĂ©, une fois ajoutĂ©es Ă  votre profil, vos informations bancaires ne peuvent ĂȘtre modifiĂ©es que par le PropriĂ©taire de votre compte ou un Admin dans 'ParamĂštres > Membres'.

Demander un remboursement

Soumettez une demande de remboursement sur ordinateur

Cette partie s'adresse aux Demandeurs.

  • Allez Ă  l'onglet Demandes

  • Cliquez sur Nouvelle demande > Demander un remboursement.

  • Cliquez sur 'importez-les depuis votre ordinateur' afin d'ajouter un reçu.

  • Remplissez les informations relatives Ă  la dĂ©pense : date de votre dĂ©pense, montant et devise, fournisseur, etc.

  • Enfin, cliquez sur Confirmer.

Vos notes de frais doivent maintenant ĂȘtre affichĂ©es comme Ă©tant en attente sous l'onglet Demandes. Vous devrez attendre l'approbation ou le rejet de votre demande par votre responsable (vous en serez informĂ© par e-mail).

Éditer une note de frais

Pendant que l'approbation de vos dépenses est en cours, vous pouvez modifier certaines informations : le montant, le fournisseur, la description, la date de la dépense, l'équipe, le reçu et les informations analytiques.

  • cliquez simplement sur la dĂ©pense dans l'onglet "Demandes".

  • Cliquez sur l'icĂŽne "stylo" Ă  cĂŽtĂ© de l'information que vous devez modifier.

  • Remplissez les informations.

Il est dĂ©sormais possible pour les modĂ©rateurs, quand une partie d’une requĂȘte est incorrecte, d’inviter le demandeur Ă  Ă©diter sa demande afin qu’il puisse la re-soumettre. Cela permet de gagner du temps sans avoir Ă  remplir de nouveau tous les champs.

Pour l’éditer, rdv sur la page Demandes.

Soumettez votre note de frais sur votre téléphone

đŸ“± N'oubliez pas de tĂ©lĂ©charger l'application mobile Spendesk pour soumettre vos notes de frais en quelques clics. Ouvrez notre application, prenez une photo de votre reçu avec votre smartphone et tĂ©lĂ©chargez directement le reçu !

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