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Préparer et exporter vos paiements
🀘 Etape 1 : prĂ©parez et validez vos paiements et engagements
🀘 Etape 1 : prĂ©parez et validez vos paiements et engagements

En quelques clics, préparez et validez vos paiements afin de les exporter vers votre logiciel comptable.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Ce tutoriel est composé de deux étapes et est destiné aux ContrÎleurs et Propriétaires de compte :

Dans un premier temps, éditez et validez l'ensemble de vos paiements et factures/notes de frais à comptabiliser dans l'onglet Préparer. Ajoutez les informations de TVA, Comptes de charge, fournisseur et autres.

1. VĂ©rifier les justificatifs

Si un reçu est manquant, vous pouvez envoyer un rappel au demandeur, ou discuter avec lui sur Slack / par email. Vous avez Ă©galement la possibilitĂ© de tĂ©lĂ©charger vous-mĂȘme le bon reçu.

Pour rappel, voici les statuts liés aux couleurs :

  • Vert : le reçu est valide.

  • Orange : la facture est dĂ©clarĂ©e comme invalide.

  • Rouge : le reçu est manquant.

  • Gris : le reçu a Ă©tĂ© dĂ©clarĂ© comme perdu.

  • Bleu: le reçu est manquant, mais pas encore en retard.

2. VĂ©rifier les informations du paiement

DÚs qu'un paiement est réalisé, vous pouvez le visualiser, vérifier les informations renseignées par le payeur (fournisseur, taux et type de TVA, type de paiement, code analytique etc.) et l'éditer si besoin.

Vous pouvez maintenant aussi ajouter plusieurs comptes de charge / comptes de TVA sur Spendesk.

Il est obligatoire de remplir les comptes de TVA et de charge, à moins que vous n'ayez défini un compte "fictif" sur la page Comptabilité au préalable ou décidé de comptabiliser vos paiements hors de Spendesk.

Une fois tout vĂ©rifiĂ©, cliquez sur le bouton violet Marquer comme prĂȘt. Votre paiement passe alors dans l’onglet Exporter.

🚹Vous avez cliquĂ© un peu vite sur Marquer comme prĂȘt ?
Pas de panique, rendez-vous dans l’onglet Exporter > Voir. Cliquez sur le paiement en question puis sur le bouton rouge Renvoyer vers PrĂ©parer.

3. PrĂ©parer vos paiements encore plus efficacement avec la fonction “grouper par”

La fonctionnalitĂ© “grouper par” vous permet d’ajouter en une fois une information manquante Ă  plusieurs paiements. Vous pouvez grouper les paiements de maniĂšre intelligente par type de dĂ©pense, fournisseur, compte de charge ou compte de TVA.

Une fois vos paiements triĂ©s, sĂ©lectionnez ceux que vous souhaitez Ă©diter et cliquez sur Editer les transactions ou Marquer comme prĂȘts.

⚠ Faites bien attention lorsque vous modifiez plusieurs paiements Ă  la fois, les modifications s'appliquent Ă  chaque paiement sĂ©lectionnĂ© !

⚠ Si vous marquez un paiement comme prĂȘt mais que vous remarquez qu'il retourne ensuite dans "PrĂ©parer", cela peut ĂȘtre dĂ» au fait que vous avez mis Ă  jour un compte TVA ou un compte de charge entre la prĂ©paration et l'export du paiement. âžĄïž Lorsque vous mettez Ă  jour un compte, si le paiement est dans " Exporter " mais n'a pas Ă©tĂ© exportĂ©, il retourne Ă  l'onglet PrĂ©parer pour que vous puissiez le mettre Ă  jour.

👉 Maintenant que vous avez prĂ©parĂ© vos paiements, passons Ă  l'Ă©tape 2 : leur export vers votre logiciel comptable.
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