Comment paramétrer mes comptes comptables dans Spendesk ?

Vous pouvez paramétrer vos codes comptables dans Spendesk puis les exporter dans un fichier qui sera directement intégrable dans votre logiciel de compta !

1. Paramétrez le code comptable de vos comptes génériques

Rendez-vous dans les paramètres de votre compte Spendesk en cliquant sur Paramètres > Comptabilité et commencez par renseigner les codes comptables correspondant à :

  • Votre compte "banque" Spendesk
  • Votre compte bancaire depuis lequel vous approvisionnez votre compte Spendesk
  • Vos comptes de TVA

2. Assignez des codes comptables aux dépenses réalisées

Nous vous proposons de faire correspondre vos comptes de charges comptables aux dépenses réalisées de deux manières, qui peuvent être combinées si besoin : 

  • en utilisant des codes comptables pré-configurés, liés à des catégories marchandes Mastercard, qui ont été créés afin d'allouer automatiquement les paiements correspondants aux codes comptables renseignés. Vous n'avez qu'à remplir le code comptable correspondant dans la partie droite.
  • et/ou en utilisant vos propres comptes comptables en remplissant directement le tableau "Comptes comptables personnalisés" - ajoutez le nom du compte dans la partie de gauche et associez le avec le code correspondant dans la partie de droite, puis cliquez sur "Sauvegarder".

☝️ Activez / désactivez à souhait les comptes comptables pré-configurés ou personnalisés en cliquant sur le bouton à gauche : vert (activation) et gris (désactivation). Supprimez un code manuellement créé en cliquant sur le symbole de 🗑 au bout de la ligne.

3. Vérifiez et éditez le code comptable renseigné sur chaque paiement

Les codes comptables seront affectés aux paiements réalisés et sont modifiables par le "Propriétaire du compte" ou un "Contrôleur" dans l'onglet "Paiements". 

Les codes comptables sont affectés de manière :

  • automatique si vous utilisez les codes comptables pré-configurés, il vous sera possible de les éditer si besoin
  • manuelle sur chaque paiement si vous préférez utiliser votre propres comptes comptables
    nous proposerons très prochainement la possibilité d'affecter automatiquement aux paiements les codes comptables personnalisés

🤓 Si vous utilisez la fonctionnalité Payment Inbox, c'est le moment d'éditer et de valider les informations de paiements et codes comptables associés. L'onglet "À valider" vous permet d'éditer en masse les paiements dont certains critères sont similaires en combinant les critères de votre choix via le filtre.

Sinon, vous pouvez utiliser l'option "Filtres" pour sélectionner les paiements selon le(s) critère(s) de votre choix et éditer ainsi en masse le code comptable correspondant (voir l'image ci-dessous).

4. Exportez les paiements dans un journal d'achat 🎉

Exportez les relevés de comptes en format .csv ou .pdf :

comptabilité

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