Récupérer les factures manquantes

Récupérer les factures est toujours un vrai casse-tête ! Voici quelques conseils pour vous faciliter cette tâche sur Spendesk :

Utiliser l'application mobile

Assurez-vous que vos collaborateurs ayant une carte physique ont bien téléchargé l'application mobile Spendesk. Ils seront notifiés immédiatement après chaque paiement et auront juste à prendre en photo leurs reçus. Plus d'excuses pour ne pas joindre les justificatifs ! 😊

Pour retrouver un paiement sur votre application et rattacher le justificatif associés, suivez les étapes suivantes :

  • Allez dans la catégorie [Mes paiements]
  • Recherchez le paiement concerné. Pour aller plus vite, les paiements sans reçu sont indiqués avec le message d'alerte suivant : [⚠️Reçu manquant]
  • Ajoutez manuellement toutes informations manquantes (fournisseur, équipe, description, catégorie, etc.)
  • Dans la section [Reçu], cliquez sur le bouton [+]
  • Prenez en photo votre reçu ou allez le récupérer dans votre galerie de photos ou dans tout espace de stockage type Dropbox, iCloud Drive, Google Drive, Microsoft OneDrive.

Astuce : Distinguez en un coup d'oeil les paiements sans reçu grâce au message d'alerte suivant : [⚠️Reçu manquant].

 

Définir un rappel

Sur Spendesk, il vous est possible de définir des rappels des factures manquantes automatiques ou manuels.

Rappels automatiques

Pour paramétrer le rappel automatique hebdomadaire, vous devez vous rendre dans l'onglet "Notifications" des "Paramètres". Dans la section "Rappel de factures manquantes", activez la relance automatique et configurez l'heure et le jour auxquels vous souhaitez que les retardataires reçoivent ce rappel hebdomadaire.

Rappels manuels

Afin d'envoyer manuellement des rappels, rendez-vous dans l'onglet "Paiements" de la plateforme. Vous distinguerez de suite les paiement avec ou sans justificatif grâce au symbole de reçu rouge ou vert.

  • Sélectionnez le paiement pour lequel vous souhaitez envoyer un rappel
  • Cliquez sur le bouton [...]
  • Cliquez sur "Envoyer un rappel"

  

 

 

Bon à savoir :

Vous pouvez également créer des rappels personnalisés qui aideront vos collaborateurs à identifier les reçus manquants plus facilement et rapidement. Pour en savoir plus, il vous suffit de lire cet article.

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 9 sur 14